Dario Maats / Bedrijfsprocessen automatiseren

Bedrijfsprocessen automatiseren

Bijna elk proces dat steeds op dezelfde manier terugkomt kan vanzelf lopen. Ik zoek uit waar het vastloopt en bouw wat werkt.

Waar begin je mee?

Met de vraag: welk werk doen jullie elke dag of week op dezelfde manier? Meestal zit dat in de gedeelde inbox, in offerte- en orderaanvragen, in het overtypen van documenten en in overzichten die met de hand worden bijgehouden.

Voorbeelden van processen die vanzelf kunnen

• Een transportopdracht per mail komt in de planning, een spoedmelding staat meteen bovenaan.
• Een aanvraag voor onderhoud wordt in een minuut een compleet offerte-concept.
• Een foto van een pakbon wordt een ontvangst in het magazijn en een gekoppelde factuur.
• Een overzicht voor de directie vult zichzelf zodra er mail binnenkomt.
• Uren, verlof, bestellingen en klantberichten worden verwerkt zonder overtypen.

Staat jouw klus er niet tussen? Dan kan het meestal toch. Als het steeds op dezelfde manier terugkomt, is het bijna altijd te automatiseren.

Eerst uitzoeken, dan bouwen

Ik kom langs en hoor waar het werk vastloopt. Ik kijk hoe het nu echt gaat, niet hoe het op papier staat. Daarna bouw ik een werkend voorbeeld met jullie eigen gegevens. Pas als je ziet dat het klopt, bouw ik het echt.

Koppelen met wat je al hebt

Je hoeft niet alles te vervangen. De automatisering werkt met de programma’s en de mail die jullie al gebruiken en koppelt ze aan elkaar, zodat niemand nog hoeft over te typen.

Veelgestelde vragen